Chính sách chi phí & thanh toán

1. Phạm vi áp dụng

Chính sách này áp dụng đối với người lao động, ứng viên, học viên, phụ huynh hoặc người đại diện thực hiện thanh toán cho các chương trình đào tạo, tuyển chọn và phái cử nhân lực do Hải Phong MTV triển khai.

Chính sách được áp dụng đối với các khoản thanh toán được thực hiện tại văn phòng, cơ sở đào tạo, qua tài khoản được Hải Phong MTV chỉ định hoặc thông qua các phương thức thanh toán hợp pháp khác được công ty thông báo.

2. Nguyên tắc công khai và minh bạch chi phí

Hải Phong MTV thực hiện thu chi phí trên nguyên tắc đúng nội dung, đúng mức, đúng thời điểm và có chứng từ xác nhận.

• Các khoản chi phí được thông báo trước khi người lao động thực hiện thanh toán.
• Mức phí có thể khác nhau tùy theo thị trường, thời hạn hợp đồng, chương trình, ngành nghề, doanh nghiệp tiếp nhận và chính sách hỗ trợ tại từng thời điểm.
• Người lao động được giải thích về nội dung khoản thu, khoản đã bao gồm, khoản chưa bao gồm và lộ trình thanh toán dự kiến.
• Hải Phong MTV không thu các khoản không có căn cứ, không được thông báo hoặc không được ghi nhận bằng chứng từ hợp lệ.
• Người lao động không bắt buộc phải thanh toán chỉ để được tư vấn hoặc tìm hiểu thông tin ban đầu về chương trình.

3. Căn cứ xác định mức chi phí

Chi phí của mỗi ứng viên được xác định theo chương trình cụ thể mà ứng viên đăng ký. Không phải tất cả chương trình đều có cùng mức chi phí hoặc cùng lộ trình thanh toán.

Mức chi phí chính thức được xác định căn cứ vào một hoặc nhiều tài liệu sau:

• Bảng chi phí hoặc báo phí của chương trình.
• Thông báo tuyển dụng hoặc thông báo tiếp nhận ứng viên.
• Thỏa thuận đào tạo, thỏa thuận dịch vụ hoặc hợp đồng ký với người lao động.
• Chính sách hỗ trợ chi phí của doanh nghiệp, nghiệp đoàn hoặc đối tác tiếp nhận.
• Quy định của cơ quan nhà nước và đơn vị có thẩm quyền tại từng thời điểm.

4. Các khoản chi phí có thể áp dụng

Tùy theo từng chương trình, chi phí có thể bao gồm một phần hoặc toàn bộ các nội dung dưới đây:

• Chi phí tư vấn, tuyển chọn và xử lý hồ sơ theo chương trình.
• Chi phí đào tạo tiếng Nhật, giáo dục định hướng và rèn luyện tác phong.
• Chi phí hồ sơ, dịch thuật, chứng thực và hoàn thiện giấy tờ liên quan.
• Chi phí khám sức khỏe theo yêu cầu của chương trình.
• Chi phí xin tư cách lưu trú, thị thực hoặc thủ tục xuất nhập cảnh.
• Chi phí vé máy bay, di chuyển hoặc các dịch vụ trước xuất cảnh nếu có.
• Chi phí ký túc xá, đồng phục, giáo trình hoặc sinh hoạt trong thời gian đào tạo nếu có.
• Các khoản thu hộ, chi hộ cho cơ quan, tổ chức hoặc nhà cung cấp dịch vụ liên quan.

Việc một khoản chi phí có được bao gồm trong tổng chi phí chương trình hay phải thanh toán riêng sẽ được thể hiện trong bảng phí hoặc tài liệu xác nhận của từng ứng viên.

Đối với chương trình có chính sách hỗ trợ, miễn hoặc giảm chi phí, điều kiện được hưởng hỗ trợ sẽ căn cứ theo thông báo chính thức của chương trình và kết quả đáp ứng điều kiện của ứng viên.

5. Lộ trình thanh toán

Tùy từng chương trình, chi phí có thể được thanh toán một lần hoặc chia thành nhiều đợt theo tiến độ hồ sơ, đào tạo, trúng tuyển và xuất cảnh.

Việc thanh toán chi phí không đồng nghĩa với việc ứng viên chắc chắn trúng tuyển, được cấp tư cách lưu trú, được cấp thị thực hoặc chắc chắn xuất cảnh. Kết quả còn phụ thuộc vào điều kiện ứng viên, kết quả tuyển chọn, doanh nghiệp tiếp nhận và quyết định của cơ quan có thẩm quyền.

6. Phương thức thanh toán

Người lao động hoặc người đại diện có thể thực hiện thanh toán theo phương thức được ghi trong thông báo, bảng phí hoặc hướng dẫn chính thức của Hải Phong MTV.

• Chuyển khoản vào tài khoản được Hải Phong MTV chỉ định trong thông báo thanh toán chính thức.
• Thanh toán trực tiếp tại địa điểm thu được Hải Phong MTV xác nhận, nếu phương thức này được áp dụng.
• Các phương thức thanh toán hợp pháp khác được công ty thông báo theo từng thời điểm.

Khi chuyển khoản, người nộp cần ghi đúng nội dung được hướng dẫn, thông thường gồm họ tên ứng viên, số điện thoại hoặc mã hồ sơ và nội dung thanh toán.

7. Phiếu thu, hóa đơn và xác nhận thanh toán

Sau khi nhận được khoản thanh toán, Hải Phong MTV sẽ ghi nhận trên hệ thống và cung cấp chứng từ phù hợp theo phương thức thanh toán và quy định áp dụng.

Người nộp có trách nhiệm:

• Kiểm tra họ tên ứng viên, số tiền, nội dung thu và ngày thanh toán.
• Lưu giữ phiếu thu, xác nhận chuyển khoản và các tài liệu liên quan.
• Thông báo sớm cho Hải Phong MTV nếu thông tin trên chứng từ chưa chính xác hoặc khoản thanh toán chưa được ghi nhận.
• Không tự ý sửa chữa, tẩy xóa hoặc làm sai lệch nội dung chứng từ thanh toán.

Trường hợp chuyển khoản nhưng chưa được ghi nhận, người nộp có thể cung cấp ảnh giao dịch, mã giao dịch, thời gian chuyển khoản và thông tin tài khoản gửi để Hải Phong MTV kiểm tra.

8. Điều chỉnh hoặc phát sinh chi phí

Hải Phong MTV không tự ý thu thêm các khoản ngoài nội dung đã được thông báo hoặc thỏa thuận với người lao động.

Trong một số trường hợp khách quan, chi phí có thể được điều chỉnh khi:

• Ứng viên thay đổi chương trình, ngành nghề, thị trường hoặc lộ trình hồ sơ.
• Ứng viên yêu cầu sử dụng thêm dịch vụ không nằm trong phạm vi chương trình ban đầu.
• Cơ quan nhà nước, cơ quan ngoại giao hoặc bên cung cấp dịch vụ thay đổi mức thu theo quy định.
• Phát sinh chi phí thực tế do ứng viên cung cấp sai thông tin, chậm bổ sung hồ sơ hoặc phải thực hiện lại thủ tục.
• Có thay đổi về vé máy bay, lịch trình hoặc dịch vụ của bên thứ ba mà ứng viên lựa chọn hoặc chấp thuận.

Mọi khoản điều chỉnh phải được giải thích về lý do, nội dung, số tiền và căn cứ áp dụng trước khi yêu cầu ứng viên thanh toán.

9. Trách nhiệm của người lao động và người thanh toán

Để bảo đảm quyền lợi và tránh sai sót, người lao động hoặc người đại diện thanh toán có trách nhiệm:

• Đọc kỹ bảng phí, thông báo và hợp đồng trước khi thanh toán.
• Thanh toán đúng số tiền, đúng thời hạn và đúng phương thức được hướng dẫn.
• Cung cấp thông tin chính xác để Hải Phong MTV ghi nhận khoản thu.
• Kiểm tra tính chính xác của tài khoản, mã QR hoặc người tiếp nhận thanh toán.
• Yêu cầu và lưu giữ chứng từ sau mỗi lần thanh toán.
• Không giao tiền cho môi giới, cá nhân hoặc tổ chức không được Hải Phong MTV xác nhận là đơn vị tiếp nhận hợp lệ.
• Thông báo ngay cho Hải Phong MTV khi phát hiện yêu cầu thu tiền bất thường hoặc có dấu hiệu giả mạo.

10. Hoàn phí, hủy chương trình và bảo lưu

Việc hoàn phí, khấu trừ chi phí, chuyển chương trình hoặc bảo lưu khoản đã nộp được thực hiện theo Chính sách hoàn/hủy phí, hợp đồng và tình trạng xử lý thực tế của từng hồ sơ.

Mức tiền được hoàn, thời gian xử lý và các khoản có thể bị khấu trừ phụ thuộc vào:

• Thời điểm ứng viên đề nghị dừng hoặc thay đổi chương trình.
• Nguyên nhân hủy hồ sơ hoặc không tiếp tục tham gia.
• Các dịch vụ Hải Phong MTV và bên liên quan đã thực tế thực hiện.
• Các khoản đã thanh toán cho cơ quan, tổ chức hoặc nhà cung cấp thứ ba.
• Nội dung cam kết trong bảng phí, thỏa thuận hoặc hợp đồng của ứng viên.

Người lao động có thể xem chi tiết tại Chính sách hoàn/hủy phí được công bố trên website Hải Phong MTV.

11. Cảnh báo giả mạo và thu tiền trái phép