Chính sách hoàn/hủy phí

1. Phạm vi áp dụng

Chính sách này áp dụng đối với người lao động, ứng viên, học viên, phụ huynh hoặc người đại diện đã thực hiện thanh toán cho các chương trình đào tạo, tuyển chọn và phái cử nhân lực do Hải Phong MTV triển khai.

Chính sách được áp dụng khi phát sinh yêu cầu hủy hồ sơ, dừng tham gia, chuyển chương trình, bảo lưu hoặc hoàn lại một phần hay toàn bộ khoản tiền đã nộp.

Trường hợp bảng phí, thỏa thuận hoặc hợp đồng ký trực tiếp với ứng viên có quy định cụ thể hơn, nội dung trong tài liệu đó sẽ được ưu tiên áp dụng với điều kiện phù hợp với quy định pháp luật.

2. Nguyên tắc xử lý hoàn/hủy phí

Hải Phong MTV xử lý yêu cầu hoàn/hủy trên các nguyên tắc sau:

• Xem xét nguyên nhân hủy, thời điểm yêu cầu hủy và tình trạng thực tế của hồ sơ.
• Đối soát các khoản ứng viên đã thanh toán và các dịch vụ đã được Hải Phong MTV thực hiện.
• Đối soát các khoản đã thanh toán cho cơ quan nhà nước, cơ sở y tế, đơn vị dịch thuật, hãng vận chuyển, cơ quan ngoại giao, đối tác hoặc bên cung cấp dịch vụ thứ ba.
• Không khấu trừ các khoản không có căn cứ hoặc không liên quan trực tiếp đến hồ sơ của ứng viên.
• Thông báo rõ kết quả xử lý, số tiền được hoàn, khoản khấu trừ và lý do áp dụng trước khi thực hiện hoàn tiền.
• Ưu tiên giải pháp chuyển chương trình hoặc bảo lưu nếu giải pháp đó phù hợp với nhu cầu và quyền lợi của ứng viên.

3. Cách xác định số tiền được hoàn

Số tiền hoàn không được xác định theo một tỷ lệ cố định cho tất cả hồ sơ. Mỗi trường hợp được đối soát dựa trên tình trạng xử lý thực tế.

Giá trị dịch vụ đã thực hiện có thể bao gồm hoạt động tư vấn chuyên sâu, tuyển chọn, đào tạo, xử lý hồ sơ, dịch thuật, xin giấy tờ, liên hệ đối tác, chuẩn bị phỏng vấn, xin tư cách lưu trú, hỗ trợ visa hoặc các công việc khác đã thực tế triển khai cho ứng viên.

Nghĩa vụ khác chỉ được khấu trừ khi có căn cứ trong hợp đồng, thỏa thuận hoặc phát sinh do hành vi vi phạm của ứng viên.

4. Trường hợp Hải Phong MTV hoặc đối tác hủy chương trình

Khi chương trình không thể tiếp tục do quyết định của Hải Phong MTV, doanh nghiệp tiếp nhận, nghiệp đoàn, đối tác hoặc nguyên nhân không xuất phát từ lỗi của ứng viên, Hải Phong MTV sẽ thông báo và đề xuất một trong các phương án sau:

• Chuyển ứng viên sang chương trình khác có điều kiện và quyền lợi tương đương.
• Bảo lưu khoản đã thanh toán để ứng viên tham gia chương trình phù hợp khác.
• Hoàn lại phần chi phí đã thu nhưng chưa sử dụng hoặc chưa phát sinh dịch vụ.

Các khoản đã chi cho bên thứ ba sẽ được xem xét dựa trên khả năng thu hồi thực tế. Trường hợp khoản tiền được bên thứ ba hoàn lại, Hải Phong MTV sẽ tiếp tục đối soát để hoàn lại cho ứng viên.

5. Trường hợp ứng viên chủ động hủy chương trình

Khi ứng viên chủ động đề nghị dừng tham gia, số tiền được hoàn phụ thuộc vào thời điểm gửi yêu cầu và mức độ công việc đã được thực hiện.

6. Trường hợp ứng viên không trúng tuyển

Việc không trúng tuyển một chương trình không đồng nghĩa với việc ứng viên mất toàn bộ khoản đã thanh toán.

Hải Phong MTV sẽ trao đổi với ứng viên để lựa chọn một trong các phương án:

• Tiếp tục tham gia phỏng vấn chương trình phù hợp khác.
• Chuyển sang ngành nghề hoặc doanh nghiệp tiếp nhận khác.
• Bảo lưu kết quả đào tạo và khoản tiền còn lại.
• Hoàn phần tiền chưa sử dụng sau khi khấu trừ giá trị dịch vụ và chi phí thực tế đã phát sinh.

Trường hợp ứng viên không trúng tuyển do chưa đáp ứng yêu cầu chuyên môn, ngoại ngữ hoặc kỹ năng phỏng vấn, Hải Phong MTV có thể đề xuất lộ trình đào tạo bổ sung trước khi tham gia chương trình tiếp theo.

7. Trường hợp không đủ điều kiện sức khỏe

Khi ứng viên không đủ điều kiện sức khỏe theo kết luận của cơ sở y tế hoặc yêu cầu của chương trình, Hải Phong MTV sẽ xem xét thời điểm phát hiện và tình trạng xử lý hồ sơ.

• Nếu phát hiện trước khi triển khai các dịch vụ chính, ứng viên được hoàn phần tiền chưa sử dụng sau khi khấu trừ chi phí khám và khoản thực tế đã phát sinh.
• Nếu phát hiện sau khi đã đào tạo hoặc xử lý hồ sơ, giá trị dịch vụ đã thực hiện và khoản đã chi cho bên thứ ba sẽ được đối soát trước khi hoàn.
• Nếu tình trạng sức khỏe có thể cải thiện, Hải Phong MTV có thể hỗ trợ bảo lưu hoặc chuyển sang chương trình có điều kiện phù hợp hơn.

Ứng viên có trách nhiệm khai báo trung thực tiền sử bệnh, tình trạng sức khỏe và các nội dung liên quan khi đăng ký.

8. Trường hợp không được cấp tư cách lưu trú hoặc visa

Việc hoàn phí trong trường hợp không được cấp tư cách lưu trú hoặc visa được xem xét dựa trên nguyên nhân từ chối.

Các khoản lệ phí, dịch thuật, chứng thực, khám sức khỏe, chuyển phát, xin giấy tờ hoặc chi phí đã thanh toán cho bên thứ ba thường không thể hoàn lại nếu dịch vụ đã được thực hiện.

9. Trường hợp cung cấp sai thông tin hoặc vi phạm cam kết

Hải Phong MTV có quyền tạm dừng hoặc chấm dứt xử lý hồ sơ khi ứng viên:

• Cung cấp hồ sơ, bằng cấp, giấy tờ hoặc thông tin không trung thực.
• Che giấu tình trạng sức khỏe, tiền án, tiền sự hoặc lịch sử xuất nhập cảnh.
• Tự ý liên hệ, thỏa thuận hoặc giao dịch gây ảnh hưởng đến doanh nghiệp tiếp nhận, nghiệp đoàn hoặc đối tác.
• Vi phạm nghiêm trọng nội quy đào tạo, quy định tuyển chọn hoặc cam kết đã ký với Hải Phong MTV.
• Không phối hợp bổ sung hồ sơ, bỏ học, bỏ phỏng vấn hoặc không thực hiện thủ tục mà không có lý do chính đáng.

Trong các trường hợp trên, số tiền được hoàn sẽ được xác định sau khi khấu trừ chi phí đã thực hiện, khoản đã chi cho bên thứ ba và thiệt hại thực tế phát sinh theo hợp đồng hoặc quy định pháp luật.

Việc khấu trừ không mặc nhiên đồng nghĩa với mất toàn bộ khoản đã thanh toán. Hải Phong MTV vẫn thực hiện đối soát phần chi phí còn lại của hồ sơ.

10. Các khoản có thể không được hoàn lại

Một số khoản có thể không được hoàn nếu dịch vụ đã hoàn thành hoặc khoản tiền đã được thanh toán cho bên thứ ba và không thể thu hồi, bao gồm:

• Chi phí khám sức khỏe đã thực hiện.
• Chi phí dịch thuật, chứng thực, công chứng hoặc hợp pháp hóa giấy tờ.
• Lệ phí hồ sơ, visa, tư cách lưu trú hoặc thủ tục hành chính đã nộp.
• Chi phí đào tạo tương ứng với thời gian ứng viên đã tham gia.
• Chi phí ký túc xá, giáo trình, đồng phục hoặc dịch vụ đã sử dụng.
• Chi phí vận chuyển, chuyển phát, vé máy bay, phí đổi hoặc hủy vé.
• Khoản đã thanh toán cho cơ quan, tổ chức hoặc nhà cung cấp thứ ba theo yêu cầu của hồ sơ.

11. Chuyển chương trình và bảo lưu chi phí

Trước khi hủy hoàn toàn, ứng viên có thể đề nghị chuyển chương trình hoặc bảo lưu hồ sơ nếu chưa thể tiếp tục vì lý do sức khỏe, tài chính, gia đình, học tập hoặc lý do chính đáng khác.

Khi chuyển chương trình:

• Phần chi phí có thể sử dụng chung sẽ được chuyển sang chương trình mới.
• Chênh lệch chi phí giữa hai chương trình sẽ được thông báo trước khi ứng viên xác nhận.
• Khoản đã chi riêng cho chương trình cũ và không thể sử dụng lại sẽ được đối soát theo tình trạng thực tế.
• Thời hạn bảo lưu và điều kiện tiếp tục sẽ được xác nhận bằng văn bản, tin nhắn hoặc tài liệu phù hợp.

12. Quy trình yêu cầu hoàn/hủy phí

Hồ sơ đề nghị hoàn phí có thể bao gồm

• Đơn đề nghị hoàn/hủy phí có chữ ký của ứng viên.
• Bản sao căn cước công dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ nhận diện phù hợp.
• Phiếu thu, biên lai hoặc bằng chứng chuyển khoản.
• Thông tin tài khoản ngân hàng chính chủ của ứng viên hoặc người thanh toán.
• Tài liệu chứng minh lý do hủy nếu cần, như kết luận sức khỏe hoặc giấy tờ về tình trạng bất khả kháng.

13. Thời gian tiếp nhận và xử lý

Hải Phong MTV sẽ tiếp nhận và kiểm tra yêu cầu trong thời gian dự kiến không quá 03 ngày làm việc kể từ khi nhận được thông tin ban đầu.

Thời gian xử lý thông thường từ 07 đến 15 ngày làm việc kể từ khi ứng viên cung cấp đầy đủ hồ sơ hợp lệ và hoàn tất việc đối soát.

Trường hợp cần làm việc với doanh nghiệp, nghiệp đoàn, cơ quan ngoại giao, hãng hàng không, cơ sở y tế hoặc bên thứ ba, thời gian xử lý có thể kéo dài hơn. Hải Phong MTV sẽ thông báo cho ứng viên về tình trạng và thời gian dự kiến.

Thời gian ngân hàng ghi có vào tài khoản của người nhận có thể phụ thuộc vào ngân hàng, ngày nghỉ và phương thức chuyển tiền.

14. Trường hợp bất khả kháng

Các sự kiện bất khả kháng có thể bao gồm thiên tai, dịch bệnh, chiến tranh, thay đổi chính sách xuất nhập cảnh, đình chỉ đường bay, quyết định của cơ quan có thẩm quyền hoặc các sự kiện khách quan ngoài khả năng kiểm soát hợp lý.

Khi phát sinh sự kiện bất khả kháng, Hải Phong MTV sẽ ưu tiên các giải pháp:

• Tạm hoãn và bảo lưu chương trình.
• Điều chỉnh lịch đào tạo, phỏng vấn hoặc xuất cảnh.
• Chuyển sang chương trình phù hợp khác.
• Đối soát và hoàn lại phần chi phí chưa sử dụng nếu chương trình không thể tiếp tục.

15. Phản ánh và khiếu nại

Nếu không đồng ý với kết quả đối soát hoặc phương án hoàn phí, ứng viên có quyền gửi phản ánh kèm theo chứng từ và nội dung cần làm rõ để Hải Phong MTV kiểm tra lại.

Hải Phong MTV ưu tiên giải quyết trên tinh thần thiện chí, minh bạch và bảo đảm quyền lợi hợp pháp của các bên.

Người lao động có thể xem thêm tại Quy trình giải quyết khiếu nại .